¿Cuál es la legalidad de un acuerdo familiar sobre división de una propiedad?

Buenos días. Quiero consultarle sobre lo siguiente. Unos parientes contrataron a un señor para que les tramitara las escrituras de su casa. Este señor no es de una notaría. Yo les digo que más parece un coyote que sólo los quiere defraudar, pero no me creen. Este señor dice que les cobra entre $20,000 y $25,000 por ese trámite. Mi primera pregunta es: ¿se pueden obtener las escrituras de una propiedad haciéndolo por fuera de una Notaría? o ¿toda escritura de propiedad, obligadamente se tiene que obtener contratando los servicios de una Notaría? Además, esos parientes quieren que esa propiedad quede como copropiedad, y para eso, siguiendo los consejos de ese mismo señor, hicieron un acuerdo entre ellos, y redactado por ese señor (y por lo cual les cobró como $7,000), que supuestamente llevaría ante alguna autoridad o quizás Notaría (eso no está claro, sólo fue de hablada, pues no está especificado en el acuerdo ése) para dizque legalizarlo. Mi segunda pregunta es, cuando hay un acuerdo privado como ése, ¿se debe legalizar, y ante qué autoridad se debe legalizar? Además, ¿es necesario hacerlo así o es mejor ir desde un principio ante una Notaría?

Muchas gracias por su atención.